BYOD


Is een veelgehoorde term in ICT land. ICT Service Groep wil een aantal aandachtspunten meegeven op deze pagina. Want hoever wilt u gaan met uw BYOD policy. Verstaat u eronder dat werknemers hun eigen laptops mee moeten nemen naar kantoor, met of zonder vergoeding? Of staat u slechts toe dat werknemers hun mail ook uit mogen lezen op hun privé PDA telefoon?

Veel zit hier tussenin. Het is een ingewikkelde balans tussen gebruikersvrijheid en zakelijke controle en beveiliging.

Een aantal issues om rekening mee te houden:

Bedenk eerst de beleidsregels daarna pas de tools om ze te beheren.

  • Denk goed na over "op afstand wissen" van devices

  • Hoe ga je om met back-ups van de devices

  • Wat zijn de verantwoordelijkheden van de werknemer

  • Hoe ga je om met informatie op de devices na vertrek van werknemer of ontslag?

  • Wat mogen medewerkers wel of niet doen?

  • Wat mogen apparaten wel of niet doen?

  • Hoe kun je de ondersteuning organiseren

  • Hoe worden de kosten verdeeld


Bedenk eerst de beleidsregels daarna pas de tools om ze te beheren.

Er zijn veel verschillende tool om mobiele devices te beheren. Ook de geboden functionaliteiten kunnen enorm verschillen. Ook de types te ondersteunen devices kunnen enorm verschillen. Goed beheer is wel van belang maak daarom vooraf een lijst met de te ondersteunen devices. Houdt deze lijst actueel afhankelijk van de gekozen tooling om de enorme vlucht van PDA en andere mobile gerelateerde devices te ondersteunen.

Denk goed na over "op afstand wissen" van devices

Als een device zoekraakt is het wel heel praktisch om alle info te wissen die erop staat. Wat nu als de device alsnog gevonden wordt. Nu blijkt dat ook de privé bestanden en foto's gewist zijn. Wie is hier verantwoordelijk voor.

Hoe ga je om met back-ups van de devices

Worden de devices meegenomen in de back-up omgeving van het bedrijf? Hoe ga je om met de privé bestanden van de device? Wat nu als werknemer een vervent filmfanaat is en 10 Gig aan (illegale films) op zijn laptop heeft opgeslagen.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de werknemer

Werknemer is verantwoordelijk voor een minimale versie van de software die op de devices draait. Zo kunnen veelal oudere iPhones geen nieuwe apps meer aan. Of laptops met Windows XP wordt is binnenkort echt niet meer acceptabel.

Hoe ga je om met informatie op de devices na vertrek van werknemer of ontslag?

Zaak is om in arbeidscontracten goed vast te leggen wat werknemers met informatie doen na vertrek bij een werkgever. Eventueel kunnen hier separaat opgestelde thuiswerkovereenkomsten voor gemaakt worden.

Wat mogen medewerkers wel of niet doen?

U moet erover nadenken of werknemers toegang krijgen via hun device naar dropbox of icloud. Hoe om te gaan met USB sticks etc. hoe makkelijk kan informatie uw bedrijf verlaten? Denk na over een goede policy. Technisch gezien is vrijwel alles mogelijk. Praktisch gezien zijn er natuurlijk wel de nodig haken en ogen.

Wat mogen apparaten wel of niet doen?

Met behulp van policies zijn devices volledig af te schermen. Vanuit beheer oogpunt is dit erg praktisch. Vanuit gebruikersoogpunt wordt dit vaak als lastig ervaren. Daarnaast worden de privé mogelijkheden in sommige gevallen ook beperkt. Laat u goed adviseren over de impact voor uw medewerkers.

Hoe kun je de ondersteuning organiseren

Uitdaging is om evenwicht te vinden tussen de hardware support van de eigen devices en het applicatiebeheer van de zakelijke software. Dat laatste moet gebeuren door de beheerpartner van de klant of in enkele gevallen door de eigen ICT organisatie. Ook hier is het zaak afspraken goed vast te leggen.

Hoe worden de kosten verdeeld

Aan alle hierboven genoemde diensten zitten kosten die of door werknemer of door werkgever betaald moeten worden. Een ander voorbeeld, 4G is erg prettig voor het werken in een zakelijke omgeving. Maar de hieraan verbonden kosten zullen wel door werkgever vergoed moeten worden, mits downloads overwegend zakelijk zijn.